Ejecutar un proyecto no es fácil y no todos saben cómo hacerlo. Por lo tanto, definir y ejecutar el portafolio de proyectos, como resultado de un proceso de Planeamiento Estratégico, es un arte que requiere la participación de la alta dirección y los ejecutivos. En colaboración con el profesor Eddy Morris, en esta ocasión comentamos una metodología, rescatando los aportes de la gestión clásica y los aportes de la gestión ágil de proyectos.
Antes que la innovación en las empresas cambiase por completo las reglas del juego para gestionar proyectos, la Guía de los fundamentos para la dirección de proyecto (PMBOK) era el marco de buenas prácticas usado en Perú. Desarrollado por el Project Management Institute (PMI), propone 49 procesos para gestionar, administrar y dirigir el proyecto durante su ciclo de vida (inicio, planificación, ejecución, control y cierre).
Existen tres tipos de zonas donde nos movemos como gestores de proyectos. La primera, es la zona de alta predictibilidad, donde se ejecutan proyectos grandes, como una implementación de un ERP o proyectos de construcción y cuya gestión se rige por la planificación. Reconocemos este escenario por los diagramas Gantt, la extensa documentación del proyecto y la eficiente gestión de cambios. En estos casos, es muy útil y recomendable aplicar los principios del PMBOK.
La segunda, la zona de innovación. Por lo general se evidencia en los ambientes de innovación de las empresas donde trabajan equipos de manera colaborativa y autoorganizados. Se desconoce la necesidad que se satisfacerá, los cambios están a la orden del día y la simplicidad es esencial para ser más efectivo. Aquí, aplicar SCRUM ayuda para sacar adelante el proyecto.
La tercera zona es un intermedio entre los ambientes de alta predictibilidad e innovación. Aquí vivimos nosotros cuando gestionamos el portafolio de proyectos. Es una zona con un entorno medianamente complejo y donde se necesita resultados rápidos, con fecha de inicio y fin, y donde los requisitos no están bien definidos y se encuentran sujetos a cambios. En esta zona, nuestro equipo no dedica el 100 % de su tiempo al proyecto (con mucha suerte serán multifuncionales) y sufre muchas interrupciones. Este entorno requiere que actuemos de forma distinta, que nos adaptemos a las demandas de nuestro alrededor y que reportemos a un comité.